Il est incontournable pour tout chef d’entreprise de tenir sa comptabilité à jour et ce, pour 3 bonnes raisons :

1. La comptabilité permet de faire des prévisions budgétaires

En effet, pour faire des projections financières, il faut déjà savoir quels sont nos coûts actuels et comment vont être générés nos revenus. Cela permet de se projeter en fonction des hypothèses posées, des actions à mettre en œuvre et de la dynamique commerciale que l’on souhaite s’imposer.

Il est recommandé d’établir un budget à la fin de chaque année civile pour l’année à venir. Il faut aussi faire le suivi et le réajustement de ce budget tous les trois mois en fonction de l’évolution de l’environnement des affaires et de l’activité de l’entreprise. Le budget se compose des éléments suivants :

• Les recettes : les revenus générés par l’activité menée par l’entreprise ;
• Les dépenses de fonctionnement: c’est ce qui est nécessaire pour que l’entreprise fonctionne correctement au quotidien : salaires, loyers, eau, électricité, téléphone, achats de matières premières ou de marchandises… ;
• Les dépenses d’investissement: ce sont les acquisitions de matériels corporels ou incorporels qui doivent servir sur le long terme à l’entreprise pour générer de la valeur.

Ce budget doit être défini avec des lignes et des montants maximums pour chaque type de dépenses. Ensuite, il doit être validé par les services concernés et la direction. Il doit aussi être consulté avant tout achat et suivi afin de s’assurer qu’il n’est pas dépassé. Le management doit toutefois rester agile et savoir s’adapter en fonction de l’évolution de la situation économique et de la situation financière de l’entreprise.

Pour suivre ce budget et les performances de l’entreprise, le management doit définir des indicateurs de performance. Ces indicateurs peuvent être directement ceux figurant dans les états financiers (chiffre d’affaires, EBE, VA, résultat net) ou encore des indicateurs plus affinés tirés directement de l’activité et des processus de l’entreprise (nombre de clients, délais de paiements clients, délais de paiements fournisseurs, marge commerciale, marge sur matières, coût de production…).

Les indicateurs diffèrent d’un secteur à l’autre et d’une entreprise à l’autre. L’essentiel est qu’ils soient pertinents pour le suivi de l’activité. En les calculant tous les mois, ils peuvent être regroupés au sein d’un tableau de bord général fournit au dirigeant qui lui permet de voir en un seul coup d’œil quels sont les points d’attention auxquels il faut remédier dans la conduite de son business.

1. Les états financiers

Le suivi au quotidien de la comptabilité permet d’établir plus facilement les états financiers de synthèse, à savoir le bilan, le compte de résultat, le tableau de flux de trésorerie. Quand la comptabilité est à jour, le bilan et le compte de résultat peuvent être établis tous les mois pour voir quelles sont les performances et la pérennité de l’entreprise.

Il faut savoir que :

• La lecture et l’analyse du bilan permet de savoir si l’entreprise dispose d’une bonne santé financière (situation des dettes par rapport aux financements sur fonds propres, situation et maîtrise ou non du besoin en fonds de roulement, situation de la trésorerie nette…) ;
• La lecture du compte de résultat permet de savoir si l’entreprise est rentable et si elle crée de la valeur grâce à la situation des agrégats comme « l’excédent brut d’exploitation » (EBE) ou la « valeur ajoutée » (VA) qui doivent être positifs (signe de rentabilité de l’entreprise) avant même de parler du résultat d’exploitation. C’est l’une des premières choses qu’un banquier ou qu’un investisseur regarde quand il reçoit les états financiers d’une entreprise ;
• La lecture des tableaux de flux de trésorerie permet de savoir comment est utilisé l’argent de l’entreprise.

Il est donc primordial, pour un chef d’entreprise, de savoir comment lire ses états financiers et de les comprendre. Pour cela, il faut les faire établir régulièrement. Ce qui est possible aujourd’hui avec l’appui d’un expert-comptable et avec différents logiciels ayant ces fonctionnalités.

1. Certifier les comptes

Si vous suivez cette approche, cela permet de faire certifier les comptes de l’entreprise et de gagner la confiance des tiers et d’autres parties prenantes de celle-ci. De plus, une fois que les états financiers sont établis, le chef d’entreprise a la possibilité de demander à un autre expert-comptable (différent de celui qui gère sa comptabilité) de certifier ses comptes (il est alors commissaire aux comptes). C'est-à-dire qu’il va vérifier les transactions de toute l’année et le respect des normes comptables et financières. A la fin de sa mission, ce commissaire aux comptes va se prononcer sur la fiabilité, la conformité et la sincérité des transactions et des comptes revus. Ainsi, il va assurer aux tiers que les comptes présentés par la société reflètent bien la réalité.

Certains types de sociétés ont l’obligation de nommer des commissaires aux comptes. Il s’agit :

• Des sociétés anonymes dès leur création ;
• Des sociétés à responsabilité limitée et des sociétés par actions simplifiées qui dépassent deux des seuils suivants : 250 millions F CFA de total bilan, 125 millions F CFA de chiffre d’affaires, 50 salariés ;
• Des sociétés par actions simplifiées détenues par d’autres sociétés par actions simplifiées.

Une bonne gestion financière et la mise en place de bases solides pour le suivi de l’activité de l’entreprise sont indispensables pour la faire développer et pérenniser.

Les chefs d’entreprise se doivent, donc, de s’outiller afin de mieux maîtriser ces bases de gestion et les utiliser au quotidien, sans pour autant être des spécialistes de la question. Si ce n’est pas encore votre cas, n’attendez plus ! Passez à l’action : formez-vous et entourez-vous de professionnels du chiffre !

Si vous voulez avoir un business professionnel et légal, il est primordial de mettre en place un système de comptabilité. Pour le réaliser, vous avez largement trois options :

1. Chercher le soutien d’un comptable

Pour une bonne gestion comptable, il est conseillé de se rapprocher d’un expert-comptable ou d’un comptable agréé : Une fois que votre société est créée, votre premier rendez-vous doit être avec l’expert-comptable. Cependant assurez que vous avez bien en face de vous un expert inscrit à l’ordre national des experts comptables et comptables agréés du Sénégal (ONECCA).

Il peut aussi être utile de contacter un centre de gestion agréé (CGA).

1. Utiliser un système de comptabilité digitale et simple

Aujourd’hui, il existe une panoplie d’outils numériques gratuits et/ou payants qui font de la comptabilité un jeu d’enfant. Avec le soutien de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ), l’ADEPME a elle-même développé une application appelée « SamaCompta », que vous pouvez télécharger gratuitement ici: 217.182.185.176.

Une liste d’autres systèmes de comptabilité gratuits peut être trouvée ici.

1. Faire votre propre système de comptabilité

Le système comptable de base consisterait à tenir un registre de caisse. Il est important de conserver tous vos relevés de dépenses et les documents originaux tels que les factures, les reçus, les paiements et les copies des factures de vente comme preuve de l’état de l’écriture dans votre livre de caisse. À partir de ce livre de caisse, vous pourrez transférer toutes les données à votre compte d’entreprise pour avoir le relevé mensuel. Les entrepreneurs, les micro et très petites entreprises utilisent normalement un livre de caisse pour gérer leurs transactions quotidiennes.